短期滞在ビザの理由書の書き方

短期滞在ビザは、外国人が短期間日本に来日するために取得する「すぐに帰国が前提」のビザ（在留資格）になります。

申請先も他のビザとは違い、申請人である外国人が住んでいる地域にある日本国大使館・領事館になります。大使館や領事館での審査は、他の入管で申請するビザと同様「書面審査」になります。そうなると、作成する許可申請書類がとても大事になることはお分かりだと思います。

その作成書類の中でも特に重要度が高い書類が、今から説明する「招へい理由書」になります。ここでは、一般的な招へい理由書の書き方ポイントをお伝えします。

招へい理由書とは？

短期滞在ビザでは、日本側に協力者を立てて申請人である外国人を呼ぶことが一般的な方法です。その時の重要人物の一人と言えるのが、「招へい人」です。

招へい人とは、日本に申請人である外国人を呼ぶ人です。

呼ぶ理由は様々ですが、以下のような目的がよくあります。

• 外国人の配偶者を日本に呼びたい
• 海外留学中に知り合った外国人フィアンセを日本に呼んで家族に合わせたい
• 海外の取引先との商談や市場調査のために日本へ呼びたい

短期滞在ビザは、先ほどもお話をした通り「書面審査」ですので、日本に呼びたいという招へい人の思いを書面にまとめなければいけません。その書面が「招へい理由書」です。

ちなみに日本側のもう一人の重要人物である「身元保証人」は「身元保証書」を別途作成することになります。

招へい理由書には何を書くのか？

どのような目的で、どのような経緯で申請人である外国人を呼ぶことになったのかを記載します。申請窓口である海外にある日本国大使館・領事館ではこの「招へい理由書」を重要視しています。招へい理由書の内容によって審査がスムーズに進むかどうかが決まると言っても過言ではありません。

なぜ招へい理由書を作成するのか？

招へい理由書は、申請人である外国人をなぜ日本に呼びたいのかどうかという大切な目的をまとめた書類になります。実は、短期滞在ビザの申請で申請人である外国人を呼びたい目的・経緯を記載する書類はこの「招へい理由書」しかないのです。短期滞在ビザの大事な要件の一つに「関係性」を挙げることができますが、この関係性をアピールできるのもこの「招へい理由書」しかないのです。招へい理由書の完成度によって審査の進み具合や許可の可能性も変わってきます。

招へい理由書だけではだめ？

招へい理由書の重要性は先ほどから何度もお伝えしております。ただし、招へい理由書がどんなにきちんと作成できていても、短期滞在ビザが許可されることとは別問題であることは変わりません。つまり、招へい理由書だけではどうしても伝えきれないポイントがあるということなのです。その部分は、「招へい経緯」です。大使館・領事館の審査官は「なぜ日本に呼びたい気持ちになったのか？」という疑問を常に持っています。その疑問を晴らすのが招へい経緯になるのです。

ただ、招へい理由書のフォーマットをご覧いただければわかるのですが、その大事な部分である「招へい経緯」を記入するスペースがとても狭いのです。もちろん、その狭いスペースで大使館・領事館を納得させられるような招へい経緯を書くことができればもちろん許可にはなることでしょう。ですが、多くの方はこの狭いスペースで書き切れることはないと思います。

そのため、短期滞在ビザの許可率を上げるためには、別途「招へい経緯書」を作成することをおすすめしています。おすすめするというふんわりした言い方になるのは、招へい経緯書は任意書類ですので、大使館・領事館の窓口に招へい経緯書を作成せずに提出してもその他の必須書類がきちんと揃っていれば受付はしてくれます。ですが、あくまでも受け付けてくれるだけとも言えるわけです。確実に短期滞在ビザの許可率を上げたいというお気持ちがあるのなら、迷わず作成すべき任意書類と言えます。

短期滞在ビザにおける招へい目的と招へい経緯

招へい理由書を書くにあたり、みなさんが混同しがちな部分として、「招へい目的」と「招へい経緯」の違いがあります。ここでは、この２フレーズの違いやポイントをお伝えします。

招へい目的と経緯の一例

招へい理由	結婚をする前に、私の両親と会ってもらい親交を深めたいと考え、この度日本に呼ぶことになりました。
招へい経緯	海外の大学に留学中に同じクラスになってお互いサーフィンが趣味で意気投合し、付き合うようになりました。帰国後も国際電話やフェイスブックを通じてやり取りをして関係を深めました。