就労ビザで招聘した外国人は最初はほとんどが在留期限1年です。更新という手続きを重ねて、3年とか5年の在留期限へと延びていきます。ちなみに就労ビザの更新は期限満了の３ヶ月前から手続きが可能です。
うっかり忘れたなんてことになると、特別やましいこともないのにオーバースティとなり、出国命令なんて大変なことになりかねません。外国人社員の更新は会社で管理することをお勧めします。
在留資格の更新ですが、会社の担当者は外国人本人に代わって申請できません。あくまで本人が申請しなければならないのが原則です。ですから、外国人本人に会社の書類や場合によっては決算書などを申請のために渡さなくてはいけないのです。
会社側はできればそういった重要書類は見せたくないと思います。そういう時は行政書士のみが外国人本人に代わって申請できますので、依頼いただければと思います。行政書士は法律で守秘義務もありますから安心と思います。
また、最初の招聘の時に、外国人社員にはこういった業務をやってもらいたい旨の文書も入管に提出していると思います。更新の時にはそういった実績も必要な場合もありますので、更新手続きを安易に考えていたら痛い目にあいます。ですから、更新は「在留資格更新許可申請」を行うことになりますが、期限ギリギリに申請することがないように計画的に準備をするべきです。